Hàm IF là một hàm thể hiện sự logic giữa một giá trị với một giá trị mà bạn mong muốn nghĩa là hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện so sánh của bạn rồi trả về kết quả cho mỗi trường hợp đúng hoặc sai. Đây cũng là một trong những hàm thông dụng và phổ biến nhất trong Excel.
Ở bài viết này hãy cùng Gentracofeed tìm hiểu về cấu trúc hàm IF và cách dùng hàm IF trong Excel từ cơ bản đến nâng cao.
»»» Học Tin Học Văn Phòng Ở Đâu Chất Lượng Tốt Nhất
I. Công Thức Hàm IF Trong Excel
= IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Trong đó:
- Logical_test: Biểu thức điều kiện logic (bắt buộc)
- Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện (bắt buộc)
- Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện. (tùy chọn)
Lưu ý: Ở các phiên bản Excel có sự khác biệt trong cấu trúc của các hàm, có phiên bản sử dụng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách các đối số
II. Cách Dùng Hàm IF Trong Excel
1. Cách sử dụng hàm IF cơ bản
Để hiểu rõ về cách dùng hàm IF, ta xét các ví dụ cụ thể sau:
Ví dụ 1: Điểm danh sinh viên
Nhằm giúp cho giảng viên trong quá trình điểm danh, ta quy ước “1 là vắng, 0 là đủ”
→ Tại ô C2 cần điểm danh ta sử dụng công thức hàm IF như sau:
= IF(B2=1;”Vắng”;””)
⇒ Nghĩa là nếu giá trị tại ô B2=1 thì giá trị đúng trả về là “vắng”, còn nếu giá trị tại ô B2 ≠ 1 thì sinh viên đó đi học đủ (giá trị sai trả về là rỗng: “” )
Chú ý: Các ô còn lại có thể sao chép công thức tại ô C2 và dán
Ví dụ 2: Xác định giới tính của các bạn sinh viên sau: Quy ước “0 là nữ, 1 là nam”
→ Tại ô C2 cần xác định giới tính, ta sử dụng công thức hàm IF như sau: = IF(B2=0;Nữ”;”Nam”)
Nghĩa là nếu giá trị tại ô B2=0 thì giá trị đúng trả về là “Nữ”, còn nếu giá trị tại ô B2 ≠ 0 thì giá trị trả về là “Nam”. Ta thu được kết quả như sau:
2. Cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện
Nếu yêu cầu của đề có nhiều điều kiện, chúng ta thường sử dụng hàm IF “lồng” để giải quyết bài toán. Hàm IF “lồng” nghĩa là bạn sẽ phải kết hợp nhiều hàm IF với nhau trong cùng một công thức.
Xét các ví dụ sau:
Ví dụ 3: Xác định mức phụ cấp cho người lao động theo chức vụ:
- Nhân viên: 300.000
- Phó phòng: 400.000
- Trưởng phòng: 500.000
→ Tại ô H2 cần xác định mức phụ cấp cho người lao động ta nhập công thức sử dụng hàm IF “lồng” như sau:
=IF(G2=”Nhân viên”;300;IF(G2=”Phó phòng”;400;500))
Giải thích:
- G2=”Nhân viên”;300 nghĩa là nếu tại ô G2 là nhân viên thì ô H2 kết quả trả về là 300,000, nếu không phải nhân viên thì kiểm tra đến IF tiếp theo
- IF(G2=”Phó phòng”;400;500 nghĩa là nếu tại ô G2 là phó phòng thì ô H2 kết quả trả về là 400,000 nếu không kết quả trả về là 500,000 (mức phụ cấp đối với trưởng phòng)
Ta thu được kết quả như sau:
Ví dụ 4: Xếp loại học lực cho các bạn học sinh theo điều kiện sau:
- Điểm tổng kết < 5,0 là học sinh yếu
- 5 ⩽ Điểm tổng kết < 6,5 là học sinh trung bình
- 6,5 ⩽ Điểm tổng kết < 8,0 là học sinh khá
- Điểm tổng kết ⩾ 8,0 là học sinh giỏi
→ Tại ô C2 cần xếp loại học lực của các bạn học sinh ta nhập công thức của hàm IF kết hợp hàm AND như sau:
IF(B2<5;”Yếu”;IF(AND(B2>=5;B2<6,5);”Trung bình”;IF(AND(B2>=6,5;B2<8);”Khá”;”Giỏi”)))
Giải thích:
- IF(B2<5;”Yếu”: Nếu điểm tổng kết tại ô B2 nhỏ hơn 5 thì học sinh đó có học lực yếu, còn lại xét trường hợp tiếp theo nếu không nhỏ hơn 5.
- IF(AND(B2>=5;B2<6,5);”Trung bình”: Nếu điểm tổng kết tại ô B2 lớn hơn hoặc bằng 5 và nhỏ hơn 6,5 thì học sinh đó có học lực trung bình còn lại xét trường hợp lớn hơn 6,5
- IF(AND(B2>=6,5;B2<8);”Khá”;”Giỏi”: Nếu điểm tổng kết tại ô B2 lớn hoặc bằng 6,5 và nhỏ hơn 8 thì học sinh đó có học lực khá, còn lại lớn hơn 8 là học sinh có học lực giỏi, còn lại xét trường hợp lớn hơn 8.
Ta được kết quả như sau:
3. Cách sử dụng hàm IF kết hợp Vlookup
Hàm IF kết hợp với làm Vlookup thường được sử dụng để so sánh các giá trị mà hàm Vlookup trả về với các giá trị mẫu và kết quả trả về là Yes/No hoặc True/False. Đây cũng là dạng nâng cao của hàm IF, chính vì vậy, hãy chuẩn bị tâm hồn đẹp cùng sự tỉnh táo để tìm hiểu cú pháp và các ví dụ về cách sử dụng hàm IF kết hợp hàm Vlookup.
Cú pháp:
Hàm Vlookup: =Vlookup(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup]
Trong đó:
- Lookup value: Giá trị cần dò tìm là giá trị đề cập đến giá trị ô hoặc văn bản mà chúng ta đang tìm kiếm.
- Table_ array: Bảng giới hạn dò tìm. Cần cố định giá trị phạm vi ô hoặc vùng dữ liệu mà chúng ta muốn tìm kiếm giá trị.
- Col_index_number: số cột mà chúng ta muốn trả về giá trị (Tính từ trái qua phải)
- Range_lookup: Là giá trị logic quyết định tìm kiếm tương đối hay chính xác với bảng giá trị.
- Nếu tham số này là True/1 nghĩa là tìm kiếm tương đối.
- Nếu tham số này là False/0 nghĩa là tìm kiếm chính xác.
- Nếu bỏ qua tham số này, Excel sẽ mặc định Range_lookup = 1
Cú pháp hàm IF kết hợp Vlookup
= If(Vlookup(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])
Ví dụ 5: Hoàn thiện mục đơn giá và thành tiền trong bảng tính sau:
Biết đơn giá thay đổi theo tháng:
- Đơn giá
→ Tại ô D2, ta nhập cú pháp
=IF(MONTH(B2)=3;VLOOKUP(C2;$A$15:$B$18;2;0);VLOOKUP(C2;$D$15:$E$18;2;0))
Giải thích
Nếu kết quả hàm MONTH(B2)=3 giá trị trả về được tham chiếu ở bảng tháng 3 bởi hàm VLOOKUP(C2;$A$15:$B$18;2;0), nếu không thì trả về giá trị được tham chiếu ở bảng tháng 4 bởi hàm VLOOKUP(C2;$D$15:$E$18;2;0)
Filldown công thức cho các ô còn lại của cột đơn giá ta được kết quả như sau:
- Thành tiền
Tại ô F2, muốn tính số tiền, chỉ cần lấy đơn giá nhân với số lượng
→ F2=D2*E2
Filldown công thức cho đến hết ta thu được kết quả như sau:
Tham khảo thêm:
- Cách Dùng Hàm Vlookup Trong Excel (Từ A – Z)
- Chuyển Từ File Excel Sang Pdf – Đặt mật khẩu bảo vệ file PDF
- Cách Học Excel Cơ Bản Hiệu Quả Cho Người Mới Bắt Đầu
- Chứng Chỉ Tin Học – Những Vấn Đề Cần Lưu Ý
Trên đây là toàn bộ cách sử dụng hàm IF trong Excel từ cơ bản đến nâng cao chi tiết qua những ví dụ. Mong rằng những chia sẻ của Gentracofeed trong bài viết hữu ích với bạn đọc!
